I . 6 LƯU Ý TRƯỚC KHI BẠN MUỐN THÀNH LẬP CÔNG TY / DOANH NGHIỆP
1 . Chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp với mình
1.1 . Về công ty TNHH 1 thành viên
Nếu bạn sở hữu trong tay ít vốn và muốn tự thành lập doanh nghiệp để gây dựng sự nghiệp cho riêng mình thì công ty TNHH 1 thành viên là sự lựa chọ hàng đầu cho bạn.
Ưu điểm của loại hình này là chủ sở hữu công ty sẽ có toàn quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty. Một cá nhân cũng có thể thành lập được doanh nghiệp. Không nhất thiết phải tìm đối tượng hợp tác để cùng thành lập doanh nghiệp. Hoặc một số tổ chức có thể tách vốn, đầu tư thêm lĩnh vực khác.
Chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên chỉ chịu trách nhiệm về các hoạt động của công ty trong phạm vi số vốn góp vào công ty. Nên ít gây rủi ro cho chủ sở hữu. Đây có thể được xem là ưu điểm vượt trội hơn so với loại hình doanh nghiệp khác. Có cơ cấu tổ chức gọn, linh động. Thủ tục thành lập đơn giản hơn loại hình công ty TNHH 2 thành viên trở lên và công ty cổ phần.
Tuy quy định về vấn đề chuyển nhượng vốn quy định chặt chẽ. Nhưng lại không được phát hành cổ phiếu, điều này cũng là bình thường vì hầu hết các công ty TNHH 1 thành viên đều thường không quan tâm đến vấn đề này.
1.2 . Về công ty TNHH 2 thành viên trở lên
Do có tư cách pháp nhân nên các thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên chỉ trách nhiệm về các hoạt động của công ty trong phạm vi số vốn góp vào công ty nên ít gây rủi ro cho người góp vốn.
Số lượng thành viên công ty trách nhiệm không nhiều và các thành viên thường là người quen biết, tin cậy nhau, nên việc quản lý, điều hành công ty không quá phức tạp. Chế độ chuyển nhượng vốn được điều chỉnh chặt chẽ nên nhà đầu tư dễ dàng kiểm soát được việc thay đổi các thành viên, hạn chế sự thâm nhập của người lạ vào công ty.
Lương của giám đốc sẽ được tính vào chi phí tính thuế. Nhưng các thành viên muốn chuyển nhượng vốn sẽ phải ưu tiên chuyển nhượng cho các thành viên còn lại trong công ty trước. Một điều lưu ý nữa là công ty TNHH 2 thành viên trở lên chỉ cho tối đa 50 người tham gia góp vốn.
1.3 – Về công ty cổ phần
Chế độ trách nhiệm của công ty cổ phần là trách nhiệm hữu hạn, các cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi vốn góp nên mức độ rủi do của các cổ đông không cao.
Việc chuyển nhượng vốn trong công ty cổ phần là tương đối dễ dàng. Do vậy phạm vi đối tượng được tham gia công ty cổ phần là rất rộng. Công ty cổ phần được phép phát hành cổ phiếu ra ngoài thị trường và huy động vốn lưu động hơn loại hình doanh nghiệp khác. Lương của giám đốc cũng sẽ được tính vào chi phí tính thuế.
Công ty cổ phần thì không giới hạn số người tham gia nhưng bù lại phải có tối thiểu 3 người góp vốn mới được thành lập công ty. Bạn cần lưu ý là vì số lượng cổ đông rất lớn, các cổ đông chưa chắc đã biết nhau nên việc quản lý và điều hành công ty cổ phần rất phức tạp và khó khăn, đôi khi còn đối kháng nhau về lợi ích.
2 . Chuẩn bị trước tên doanh nghiệp của bạn
Tên doanh nghiệp là điều đầu tiên mà mọi người sẽ nghĩ tới bạn khi nhắc đến tên doanh nghiệp của bạn. Cái tên dễ đọc dễ nhớ, tạo nên thương hiệu, sự phát triển của công ty sau này. Cái tên thể hiện cái mà bạn khát khao cái bạn ước mơ công ty mình đạt đến. Nhưng bạn cũng cần biết rằng tên daonh nghiệp mà bạn tạo phải phù hợp với các quy định của pháp luật
2.1 – Một số lưu ý về tên doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp của bạn phải được gắn ở trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
Tên doanh nghiệp không đươc trùng với bất kỳ công ty / doanh nghiệp nào trước đó để tránh gây nhầm lẫn và các vấn đề liên quan đến bản quyền thường hiệu, kể cả khi bạn viết tắt ( Việt Hàn sẽ giúp bạn kiểm tra tên doanh nghiệp xem có hợp lệ hay không).
Tên doanh nghiệp không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Tên doanh nghiệp không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
»Lưu ý : Vì những điều trên mà các cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền từ chối chấp thuận tên dự kiến đăng ký của doanh nghiệp.
2.2 – Một số lưu ý khi muốn đặt tên công ty theo tên nước ngoài
Có rất nhiều doanh nghiệp đang thắc mắc là tên doanh nghiệp của mình có thể đặt tên tiếng Anh hay không? Câu trả lời là : “Có“. Bạn vẫn có thể dùng tên tiếng Anh cho doanh nghiệp của mình, hay một số thương hiệu nổi tiếng như Shopee, Lazada, Honda… Nhưng bạn vẫn cần lưu ý là tên công ty tiếng Anh của bạn vẫn phải phù hợp
3. Chuẩn bị trước địa chỉ trụ sở chính
Để quản lý tình hình hoạt động của Doanh nghiệp sau khi thành lập bắt buộc cơ quan Thuế yêu cầu cung cấp địa chỉ Trụ sở doanh nghiệp phải đầy đủ, chính xác nhưng cần đủ 4 cấp (ví dụ: quận / huyện / tỉnh / thành phố).
Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
Doanh nghiệp phải thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
4 . Xác định trước ngành nghề kinh doanh
Xác định được ngành nghề kinh doanh cho doanh nghiệp rất quan trọng vì ngoài thủ tục đăng ký kinh doanh thông thường, ở một số loại ngành nghề, các nhà đầu tư còn phải xin thêm giấy phép kinh doanh, phải có chứng chỉ hành nghề, vốn pháp định,các ngành nghề cấm kinh doanh hoặc phải đáp ứng thêm một số điều kiện đặc thù của ngành nghề đó mà pháp luật quy định cũng như phải thực hiện đúng các điều kiện đó trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh.
» Bạn có thể tham khảo qua: “11 ngành nghề kinh doanh bị cấm tại Việt Nam“.
5 .Cần xác định NGUỒN vốn điều lệ
5.1 Vốn điều lệ là gì?
Vốn điều lệ là 1 thuật ngữ chuyên môn kinh tế chỉ số vốn do các thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết đóng góp trong một thời hạn nhất định và được ghi vào Điều lệ công ty để công bố cho các cổ đông. Vốn điều lệ có thể thay đổi với sự đồng ý của các cổ đông.
5.2. Xác định nguồn vốn điều lệ
Các Doanh nghiệp cũng cần xác định rõ loại tài sản nào mà nhà Doanh nghiệp sẽ dùng để góp vốn thành lập doanh nghiệp (như tiền đồng, ngoại tệ, vàng, cổ phiếu, bất động sản, động sản…).
Riêng đối với tài sản góp vốn không phải là tiền đồng, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng thì cần phải được các thành viên, cổ đông sáng lập hoặc tổ chức định giá chuyên nghiệp định giá, để làm cơ sở cho việc góp vốn và hạch toán kế toán, thuế của doanh nghiệp.
Việc này nhằm tránh trường hợp sau khi doanh nghiệp được thành lập xong, nhưng các bên không thỏa thuận được với nhau về phương thức định giá hay tổ chức định giá hoặc là giá trị của tài sản góp vốn, gây đình trệ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
6 . Cần có hợp đồng thành lập doanh nghiệp
Hợp đồng/thỏa thuận thành lập doanh nghiệp là hết sức quan trọng và cần thiết đối với trường hợp doanh nghiệp do nhiều cá nhân hoặc nhà đầu tư khác tham gia.
Mặc dù vậy, hiện nay, chỉ đối với loại hình liên doanh giữa nhà đầu tư trong nước và nhà đầu tư nước ngoài thì hợp đồng liên doanh mới được yêu cầu phải có trong hồ sơ đăng ký kinh doanh mà thôi.
Ngay cả với những trường hợp hồ sơ đăng ký kinh doanh không có yêu cầu thì các cá nhân cũng nên lập hợp đồng hoặc thỏa thuận thành lập doanh nghiệp để có thể xác định quyền và nghĩa vụ của từng nhà đầu tư, tránh những tranh chấp không đáng có sau này
II. THỦ TỤC THÀNH LẬP CÔNG TY THEO LUẬT DOANH NGHIỆP MỚI NHẤT (CẬP NHẬT 2021)
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
2. Vốn điều lệ công ty
3. Danh sách thành viên đối với thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên
4. Danh sách cổ đông sáng lập đối với thành lập công ty cổ phần
5. Bản photo công chứng Chứng minh thư nhân, hoặc căn cước công dân, giấy tờ chứng thực cá nhân khác
III. CÁCH THỨC NỘP HỒ SƠ THÀNH LẬP CÔNG TY ONLINE VÀ QUY TRÌNH “5 SAO”
1. Các bước nộp hồ sơ để thành lập công ty / doanh nghiệp online qua Internet
Bước 1: Hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ bạn in và ký tên tất cả các trang điều lệ mực xanh. Bạn chỉ cần chuẩn bị bản công chứng chứng minh thư nhân dân và căn cước công dân scan cùng tất cả hồ sơ đã ký để gửi file
Bước 2: Việt Hàn sẽ tư vấn hướng dẫn bạn ký hồ sơ nộp điện tử, hoàn tất việc đóng phí bố cáo thông tin. Gửi bạn giấy biên nhận và giấy hẹn lấy giấy đăng ký doanh nghiệp.
2. Quy trình hỗ trợ thành lập công ty / doanh nghiệp rất hiệu quả
Nếu như bạn đang băn khoăn về việc đi lại khó khăn trong mùa dịch. Bạn đang rất đau đầu vì thủ tục thành lập công ty phức tạp và khó hiểu. Quy trình của Việt Hàn chính là câu trả lời thuyết phục cho bạn nhất. Đã thành lập được hơn 10 năm, cùng với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm và nhiệt tình. Việt Hàn luôn mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất về dịch vụ.
Ngay sau khi bạn được nghe tư vấn (hoàn toàn miễn phí) và cung cấp đầy đủ thông tin. Với quy trình Việt Hàn, chỉ trong 30 phút mọi thủ tục của ban sẽ được hoàn tất nhanh chóng.
IV – NHỮNG CÔNG VIỆC PHẢI THỰC HIỆN SAU KHI NHẬN GIẤY PHÉP THÀNH LẬP CÔNG TY.
1. Khắc dấu doanh nghiệp và những quy định về con dấu
Để hoạt động công ty bạn cần phải có dấu tròn công ty và dấu chức danh của người đại diện pháp luật. Con dấu doanh nghiệp để hoàn tất thủ tục mở ngân hàng, ký hợp đồng kinh doanh, ký kết các văn bản pháp lý trong quá trình khởi tạo doanh nghiệp.
Con dấu tròn thể hiện rõ mã số doanh nghiệp, loại hình doanh nghiệp, tên doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở công ty.
Theo luật doanh nghiệp mới dấu doanh nghiệp không phải thông báo lên cơ quan công an hay sở kế hoạch như trước đây nữa.
2. Đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp
Chữ ký số dành cho doanh nghiệp là chữ ký trên hồ sơ điện tử của doanh nghiệp có giá trị pháp lý như con dấu tròn công ty.
Chữ ký số là một giải pháp điện tử mà nhà nước bắt buộc đối với doanh nghiệp với nhiều tính năng ưu việt. Chữ ký số dùng để khai báo tờ khai thuế, ký và gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội, hải quan, ký kết hợp đồng điện tử…
3. Mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp
Tài khoản ngân hàng để doanh nghiệp giao dịch đóng thuế, khách hàng chuyển khoản, và giao dịch thanh toán các hóa đơn của doanh nghiệp với trị giá hơn 20 triệu.
Sau khi mở ngân hàng bạn cần đăng ký tài khoản nộp thuế trên trang thuế điện tử quốc gia để thực hiện nghĩa vụ về thuế.
4. Đăng ký hóa đơn điện tử để hoạt động
Khi mọi thứ được điện tử hóa thì tất cả các công việc hoạt động công ty được tối ưu và trở nên thật sự đơn giản. Khi khách hàng hay đối tác của bạn nơi xa giao dịch với nhau dễ dàng trong một nốt nhạc.
Với sự tiến triển vượt bậc của công nghệ, nhà nước ta đang tạo ra môi trường kinh doanh mở, thuận tiện rất lớn cho khởi tạo doanh nghiệp. Chính vì thế việc bắt buộc các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử đó là điều tất yếu.
» Có thể bạn chưa biết : Hóa đơn điện tử và chữ kí số đang là giải pháp rất tối ưu cho doanh nghiệp thời công nghệ, mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và các cơ quan quản lý. Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch.
5. Công tác kế toán thuế cho doanh nghiệp thành lập mới.
Doanh nghiệp mới thành lập phải thực hiện một số tác vụ về thuế như sau:
Gửi tờ khai môn bài hạn trong tháng thành lâp hạn đến ngày 30 tháng đó.
Báo cáo quý 1 hạn từ 01/04 đến 30/04 hàng năm.
Báo cáo quý 2 hạn từ 01/07 đến 30/07 hàng năm.
Báo cáo quý 3 hạn từ 01/10 đến 30/10 hàng năm.
Báo cáo quý 4 hạn từ 01/01 đến 30/01 của năm tiếp theo.
Báo cáo tài chính năm hạn từ 01/01 đến 30/03 của năm tiếp theo.
Lưu ý: Mức phạt theo luật thuế mới nhất khi nộp chậm tờ khai
| Số ngày quá hạn | Mức phạt trung bình theo quy định cũ | Mức phạt theo quy định 125 |
| Từ 1 – 10 ngày | 700.000 | 2.000.000 – 5.000.000 |
| Từ 11 – 20 ngày | 1.400.000 | |
| Từ 21 – 30 ngày | 2.100.000 | |
| Từ 31 – 40 ngày | 2.800.000 | 5.000.000 – 8.000.000 |
| Từ 41 – 60 ngày | 3.500.000 | |
| Từ 61 – 90 ngày | 3.500.000 | 8.000.000 – 15.000.000 |
| Trên 90 ngày | Tờ khai không phát sinh phải nộp | 8.000.000 – 15.000.000 |
| Tờ khai có phát sinh phải nộp đã nộp tiền thuế | 15.000.000 – 25.000.000 |
» Khi nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là mặc định công ty đang hoạt động. Doanh nghiệp đang hoạt động dù chưa phát sinh vẫn phải khai báo thuế đúng kỳ hạn
6. Một số điểm lưu ý đối với doanh nghiệp mới thành lập (Cập nhật 2021).
Kể từ năm nay sẽ áp dụng luật doanh nghiệp 2020.
Thuế môn bài được miễn năm đầu đối với các công ty mới thành lập.
Phải nộp tờ kê khai thuế thu nhập hàng tháng.
Nếu chuyển đổi từ hộ cá thể lên doanh nghiệp được miễn thuế môn bài 3 năm.
V. ÁP DỤNG CÁC GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỂ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP
Với thời đại công nghệ ngày càng phát triển, công nghệ thông tin được mọi người biết đến và áp dụng vào cuộc sống. Ứng dụng công nghệ thông tin rộng rãi hơn trong mọi lĩnh vực của đời sống, trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất cũng như sinh hoạt của con người.
Có rất nhiều ứng dụng công nghệ thông tin nhằm giúp cuộc sống của con người trở nên tiện lợi và giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn. Ở mỗi lĩnh vực trong đời sống, công nghệ thông tin đều đem lại những mặt lợi ích góp phần phát triển nền kinh tế – xã hội của đất nước.
Và các doanh nghiệp cũng không là ngoại lệ.Việc sử dụng công nghệ thông tin vào hệ thống xử lý góp phần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, tiết giảm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính thuế. Đặc biệt, hóa đơn điện tử và chữ ký số giúp khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn và chữ ký.
Một mẫu hóa đơn điện tử và chữ kí số do Việt Hàn cung cấp
Một vài lợi ích của hóa đơn điện tử và chữ ký số đối với doanh nghiệp có thể kể đến như (*) :
Với hóa đơn điện tử:
Theo thống kê, hóa đơn điện tử có thể giảm tới 80% thời gian và chi phí so với hóa đơn giấy.
Không bao giờ sợ rách, nhàu nát hay mấy hóa đơn vì chúng đã được lưu trữ và quản lý trên Internet.
Rõ ràng, đẹp và hiển thị tốt, hạn chế tình trạng điền sai thông tin(lỗi chính tả, ghi sai mã số thuế…).
Đơn giản hóa các công đoạn liên quan đến hóa đơn (Rút ngắn 90% so với quy trình cũ).
An toàn bảo mật và nhanh chóng và đặc biệt rất khó làm nhái nếu không muốn nói là không thể.
Gửi đi mọi nơi mà bạn muốn chỉ bằng 1 cú đúp chuột (Truyền qua mạng Internet).
Không cần báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn.
Với chữ ký số:
99,99% không thể làm nhái.
Giảm tối đa việc đi lại (Ví dụ: ở Hà Nội có thể xác nhận chữ ký tới TP.HCM chỉ trong chưa tới 1s).
An toàn nhất vì chỉ có 1 (Mỗi chữ ký được mã hóa theo cách rất đặc biệt).
Mọi việc ký kết hồ sơ, chuyển tài liệu đã ký cho khách hàng diễn ra nhanh chóng và thuận tiện.